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La comptabilité s'effectue en ligne à partir du logiciel Dolibarr à partir de cette adresse http://gestion.iroisevolley.fr

Voici les grandes lignes pour faire une comptabilité correcte et utiliser Dolibarr.

Rappels préalables

Trésorerie = suivre les entrées et sorties sur les comptes bancaires. Fait aprtie de la comptabilité.
Comptabilité = affecter les opérations effectuées ou à venir dans des rubriques comptables et tiers clients/fournisseurs afin d'analyser le bilan et prévoir le budget prévisionnel.

Le Plan Comptable :

Le plan comptable utilisé est simplifié l'association. Les rubriques sont numérotées par chapitres.

  1. Capitaux
    Pas de capitaux en associations, 
    Utile pour reporter les excédents de l'exercice
  2. Immobilisations
    Matériels à usage de longue durée (éducatif, adminsitratif)
  3. Stocks et en-cours
    Produits en stock avant revente
  4. Tiers
    Créances et dettes
  5. Financiers
    Intrêts du livret
  6. Charges
    Toutes nos dépenses et frais
  7. Produits
    Toutes nos entrées et recettes
    Subventions et dons
  8. Bénévolats
    A estimer en valeur si possible

Exercice comptable : de juin à mai (saison sportive)

Il est possible de générer des rapports sur l'année civile utiles pour les dossiers de subventions.

Bilan = rapport des 12 mois passés
Budget = extrapolation du bilan pour estimer le bilan de l'année à venir.

1 - Saisir les factures et frais

Il est possible de passer d'abord par la saisie de commandes puis générer la facturation, mais cela n'apporte rien de plus pour notre compta. A faire uniquement si une commande s'étale sur une longue durée.

Factures fournisseurs  (menu /compta)

Si besoin, créer le tiers fournisseur (menu /tiers).
Si besoin, créer les produits ou services (menu /produits).

Ne pas oublier de saisir un tarif d'achat par défaut (modifiable ensuite) pour le fournisseur concerné.
Bien renseigner les comptes comptables.

Certaines factures reviennent régulièrement, cloner la précédente et y modifier certaines informations.

Les avances effectuées par des bénévoles peuvent être saisies en facture (si plusieurs rubriques) ou en Note de Frais (si un seul sujet de frais).

Factures clients  (menu /compta)

Si besoin, créer le tiers client  (menu /tiers).
Si besoin, créer les produits ou services (menu /produits).

Ne pas oublier de saisir un tarif de vente par défaut (modifiable ensuite).
Bien renseigner les comptes comptables.

Certaines factures reviennent régulièrement, cloner la précédente et y modifier certaines informations.

Les adhérents sont des clients. A la palce de factures, il est possible d'utilser la fonction Gestion des adhérents/adhésions.

Notes de frais (menu /GRH)

Remboursement des frais avancés par des bénévoles ou salariés.
De part l'affectation à une rubrique comptable unique, il est prérable d'utiliser la facture fournisseur s'il y a plusieurs rubriques dans une note de frais.

Contrats et abonnements (menu /commandes)
Saisir les contrats et abonnements afin de suivre les échéances et retrouver les documents scannés. La facture est à générer à partir du contrat.
 

P​artenariat et mécénat

Pas d'attestation fiscale, saisir une facture client   (menu /compta) ou un contrat à transfer ensuite en facture. Donner la facture au partenaire.

On donne une attestation fiscale, saisir un don et imprimer l'attestation fiscale au nom du mécéne.

2 - Paiements à saisir

Valider les factures quand elles sont payés et saisir le paiement en renseignant le compte bancaire.

Valider les notes de frais jusqu'au paiement.

Saisir les paiements des dons.

Ecritures directes dans les comptes bancaires ou caisses : à éviter

Certaines opérations peuvent être saisies directement dans les comptes (menu /banque/Comptes bancaires/choisir le compte/écritures bancaires).
Comme c'est écriture ne seront affectés à aucun tiers ni factures, il est préférable d'en faire le moins possible.
Ces écritures seront ensuite affectées à des comptes comptables adéquates.

Natures des paiements :

Chèques : Bien indiquer quand un paiement est fait par chèque, ils seront listés pour préparer un bordereau de dépôt (menu /Banque/Remise de chèques).
Espèces : saisir un compte de caisse qui sert d'intermédiaire avant de déposer les sommes en comtpe bancaire. Enregistrer le dépôt comme un virement (menu /banque/virement) Les caisses 1 et 2 servent pour les évènements (amtchs, tournois, loto...). Le compte Espèces est la caisse du trésorier où il stocke la monnaie avant dépôt).
Payplug : paiement en carte bancaire en ligne sur le compte Payplug.
Virement : paiement ponctuel par virement externe.
Prélèvement : prélèvement automatique d'un tiers sur le compte bancaire.

3 - Comptes bancaires à surveiller

Cela revient à suivre de près la trésorerie.

Surveiller régulièrement les comptes sur le site CMB afin de faire des virements entre le livret et le compte courant et éviter un découvert sur le compte courant.
Demander un virement Payplug vers les compte courant de temps en temps.

Saisir les virements dans Dolibarr.

Pour Payplug, une différence s'affiche entre les encaissements facturées et le virement effectué, cela correspond au frais du prestataire Payplug (env. 2.5%).

Rapprocher les écitures bancaires (comptes bancaires unqiuement) par rapport au relevé de compte et les opérations effectivement payées par la banque.
(Menu /banque/comtpes bancaires/choisir le compte/rapprocher)

4 - Comptabilité

Régulièrement, il est impératif d'effectuer/confirmer certaines opérations comptables (menu /compta/comptabilité).

Liaisons : affecter ou valider les comptes comptables à certaines opérations issues des factures, des notes de frais.

Grand livre : écrire les transactions dans le Grand Livre (menu /compta/comptabilité/ventilation) et modifier certaines transactions si besoins.

Rapports : générer et exporter les rapports et graphiques pour le bilan et le budget.